Columnmanagement: Ontwikkeling van Organisatietheorie

De klassieke benadering

Zoals beloofd in de vorige column, waarin aandacht werd besteed aan de kernbegrippen van Scientific Management volgens Frederick Taylor, deze keer een bespiegeling over het gedachtegoed van de Fransman Henri Fayol. In tegenstelling tot Taylor die een bottom-up benadering hanteerde, stond Henri Fayol een Top-down (1 Top, 2 Midden, 3 Uitvoerend) benadering voor. Hierbij liet zich de invloed van de filosofie in de Franse wetenschap gelden, die uitging van concepten i.p.v. een pragmatische aanpak. Daarbij zorgde de invloed van de bestuurskunde ervoor dat gezocht werd naar algemene regels en beperkingen die van toepassing waren op alle situaties. De visies van Taylor en Fayol zijn aanvullend op elkaar. Beiden benadrukten ‘het volgen van regels’ i.p.v. ad hoc te reageren op gebeurtenissen.

Wie was Fayol?

Fayol begon zijn carrière als technicus op het gebied van kolenontginning. Hij klom op tot Algemeen Directeur en nam de kwakkelende mijn, waar hij werkzaam was, over. Tegen de tijd dat hij met pensioen ging, had hij het bedrijf veranderd in een financieel gezonde onderneming die door velen werd bewonderd. Na zijn loopbaan stichtte hij het Centrum voor Bestuurskundige Studies. Het doel van dit centrum was het propageren van Fayol’s ideeën d.m.v. managementopleidingen. Dit centrum is van grote invloed geweest op het inrichten van de besturing van publiek- en privaatrechtelijke instellingen. Fayol maakte deel uit van een netwerk van managers die de leiding hadden over organisaties in het bedrijfsleven, de regering en het leger, waardoor zijn kennis niet alleen was gebaseerd op zijn ervaring als directeur van een mijn.

Fayol’s gedachtengoed

Fayol streefde naar een universele managementbenadering, die toepasbaar was op elke organisatie, ongeacht de sector waarin deze organisatie functioneerde. Algemene richtlijnen die goed waren voor publiekrechtelijke instellingen waren ook goed voor privaatrechtelijke instellingen en vice versa. Volgens Fayol waren de volgende principes universeel toepasbaar:

1. Verdeling van werk. Het doel is meer en beter werk te verrichten en met dezelfde inspanning door het voordeel van specialisatie uit te nutten.

2. Bevoegdheid en verantwoordelijkheid. Waar autoriteit wordt uitgeoefend ontstaat verantwoordelijkheid. Het toepassen van sancties is nodig om zinvolle handelingen te stimuleren en om niet zinvolle te ontmoedigen.

3. Discipline. Dit werd door Fayol van essentieel belang geacht voor het efficiënt kunnen opereren van een organisatie. Discipline is in essentie een uiting van respect voor afspraken tussen de organisatie en haar stakeholders.

4. Eenheid van instructie. Een werknemer behoort slechts van één leidinggevende een instructie te ontvangen. Duale commandostructuren zijn een voortdurende bron van conflicten.

5. Eenheid van richtinggeving. Er dient één leider en één plan te zijn voor elke groep van activiteiten met hetzelfde doel om de werkzaamheden te coördineren en te richten op dat ene doel.

6. Onderwerping van individuele belangen aan collectieve belangen. Het belang van de organisatie prevaleert boven individuele en groepsbelangen.

7. Beloning van personeel. Beloningsstructuren moeten fair zijn en doelgerichtheid stimuleren, doch mogen niet leiden tot bovenmatige beloning.

8. Centralisatie. De mate van centralisatie is afhankelijk van verhoudingen en zal variëren per organisatie.

9. Laddervormige leidinggeving. Dit is de verbinding tussen de hoogste leiding en het laagste leidinggevende niveau. Respect voor lijnmanagement moet overeenstemmen met de uitvoering van activiteiten die urgent zijn.

10. Orde. Zowel in materiële (vermijden van verliezen) als in sociale (organisatie en selectie) zin. Voor elke aangelegenheid behoort een aandachtsgebied te zijn en elke zaak dient behartigd te worden in de daarvoor bestemde omgeving.

11. Gelijkheid. Er dient gelijkheid van behandeling te zijn van werknemersaangelegenheden en uitgedragen te worden door alle leidinggevenden.

12. Stabiliteit in het bekleden van functies. Fayol ging ervan uit dat een relatie bestaat tussen een succesvol bedrijf en een stabiele management-bezetting.

13. Initiatief. Hierin werd een bron van kracht voor het bedrijf onderkend en diende gestimuleerd te worden.

14. Gemeenschapszin (Esprit de Corps). Koestering hiervan leidt tot harmonie onder de leden van de organisatie en wordt beschouwd als een grote kracht van de organisatie.

Volgens Fayol is het de taak van het management om bovengenoemde principes uit te dragen en hoog te houden. Dientengevolge, om dit te bereiken, beschreef hij de hoofdtaken van het management als volgt:

• Planning. Het onderzoeken van de toekomst en beslissingen nemen t.a.v. de te bereiken doelen en het opstellen van een actieplan.
• Organiseren. Ervoor zorgen dat de middelen (materiaal, personeel) er zijn en een structuur ontwikkelen om de nodige activiteiten efficiënt uit te voeren.
• Instrueren. Zeker stellen dat iedere werknemer zijn taak goed vervult overeenkomstig de belangen van de onderneming.
• Coördinatie. Ervoor zorgen dat alle activiteiten in een goede volgorde en harmonieus verlopen zodat de gestelde doelen worden bereikt.
• Beheer (Control). De verzekering dat plannen en instructies punctueel worden uitgevoerd.

Bovenstaande uiteenzetting van Fayol’s denkbeelden worden momenteel nog veelvuldig toegepast in met name Westeuropese bedrijven. Wellicht is het een aardig idee om uw eigen bedrijf eens te toetsen op bovenstaande uitgangspunten.
Volgende keer een column over een derde exponent van de Klassieke benadering, Max Weber.